9 wskazówek na temat Zoom, dzięki którym Twoje spotkania będą ciekawe i produktywne

9 wskazówek na temat Zoom, dzięki którym Twoje spotkania będą ciekawe i produktywne

Jeśli jesteś odpowiedzialny za prowadzenie spotkań Zoom ze swoim najbliższym zespołem, dużych spotkań Zoom z całą firmą, prowadzenie prezentacji, a nawet organizowanie webinarów, to zrozumiałe jest, że chcesz, aby każda sesja była zarówno ciekawa, jak i produktywna! W końcu chcesz, aby uczestnicy spotkania mieli poczucie, że było ono zarówno przyjemne, jak i wartościowe.

Mając to na uwadze, zebraliśmy dziewięć wskazówek dotyczących Zoom, które obejmują zarówno kwestie związane z przygotowaniem, jak i działaniami uzupełniającymi, dzięki którym będziesz mógł w przyszłości prowadzić interesujące spotkania, prezentacje i webinary.

Przejdź do:

Wskazówki dotyczące spotkań, prezentacji i webinarów w programie Zoom

1. Znajdź współgospodarza, aby uzyskać dodatkowe wsparcie

Po pierwsze, aby zmniejszyć obciążenie pracą i zapewnić sobie dodatkowe wsparcie, warto znaleźć współgospodarza. Jest to szczególnie ważna wskazówka przy zarządzaniu dużymi spotkaniami i webinarami w technologii Zoom. Współgospodarz może być pomocny w zarządzaniu stroną administracyjną spotkania, taką jak uruchamianie i zatrzymywanie nagrywania, zarządzanie uczestnikami i filtrowanie pytań zadawanych poza kulisami (więcej na ten temat później). Dzięki temu spotkania będą o wiele przyjemniejsze i bardziej relaksujące zarówno dla Ciebie, jak i Twoich uczestników.

Dodawanie współgospodarza nie jest najprostszym procesem, dlatego zachęcamy do zapoznania się z Przewodnikiem Zoom dotyczącym włączania i dodawania współgospodarza, aby uzyskać instrukcje krok po kroku.

2. Używaj programu PowerPoint z umiarem

Nie ma nic bardziej nudnego niż uczestnictwo w spotkaniu Zoom, na którym gospodarz prezentuje slajd za slajdem, pełen danych i tekstu... a następnie przystępuje do czytania ze slajdów, wyraz po wyrazie...

W przypadku prezentacji Zoom należy oszczędnie korzystać z programu PowerPoint, prezentując na slajdach tylko bardzo istotne informacje. Następnie to Ty musisz przekazać resztę informacji ustnie, dodając energii, entuzjazmu i humoru (jeśli jest to właściwe), aby prezentacja była znacznie bardziej interesująca i wciągająca!

I nie martw się o tych, którzy nie mogli uczestniczyć w prezentacji, ponieważ nasza dziewiąta wskazówka uwzględnia również tę kwestię.

3. Zabezpiecz swoje spotkania

Aby zapobiec zakłóceniom oraz powstrzymać nieproszonych uczestników lub boty przed udziałem w spotkaniu, możesz podjąć kilka kroków w celu zabezpieczenia spotkania Zoom. Jeśli planujesz zorganizować wirtualne wydarzenie z udziałem osób, których możesz nie znać, upewnij się, że korzystasz z usługi Zoom Webinars, ponieważ została ona zaprojektowana specjalnie dla wydarzeń cyfrowych.

Możesz także zarządzać uczestnikami, wprowadzając blokadę spotkania, wymagając kodu dostępu lub włączając funkcję poczekalni, abyś Ty (lub Twój współgospodarz) mógł monitorować, kto został wpuszczony. Inne kroki, które można podjąć w celu zapewnienia bezpieczeństwa i uniknięcia zakłóceń spotkania Zoom, to wyłączenie udostępniania ekranu przez uczestników, wyłączenie przesyłania plików oraz wyciszenie uczestników.

4. Wykorzystaj osobne pokoje, aby skłonić uczestników do wzajemnego zaangażowania.

Jeśli organizujesz duże spotkanie Zoom lub webinar, Breakout Rooms są doskonałym sposobem na podzielenie uczestników na mniejsze grupy, aby mogli ze sobą współdziałać. Daje to wszystkim uczestnikom szansę na wniesienie swojego wkładu, omówienie tematów, które mogły zostać pominięte oraz udzielenie odpowiedzi na pytania innych. Dzięki temu spotkanie Zoom będzie miało bardziej osobisty i angażujący charakter, a także będzie bardziej produktywne.

5. Spraw, by spotkanie było interaktywne dzięki ankietom

Niezależnie od tego, ilu jest uczestników i jak bardzo "suchy" jest temat, ankiety są świetnym sposobem na zaangażowanie słuchaczy spotkania lub webinaru. Dają poczucie, że każdy uczestnik jest zaangażowany, a przy tym może dobrze się bawić! Co więcej, ankiety zapewniają natychmiastową informację zwrotną, gdy chcesz zbadać nastroje lub podjąć decyzje, a także są świetnym sposobem na wygenerowanie wysokiego wskaźnika odpowiedzi.

6. Zachęcaj do zadawania pytań za pomocą Q&A

Innym sposobem na uczynienie spotkania Zoom bardziej produktywnym jest umożliwienie słuchaczom zadawania pytań. Funkcja Q&A w Zoom pozwala uczestnikom na zadawanie pytań podczas spotkania, na które możesz odpowiedzieć prywatnie, wszystkim lub na żywo. Możesz również skonfigurować tę funkcję tak, aby uczestnicy mogli głosować na pytania, które ich interesują, a nawet aby inni uczestnicy mogli je komentować - albo z powiązanymi pytaniami, albo z własną odpowiedzią.

7. Zachęć uczestników do podnoszenia rąk

Podnoszenie rąk to kolejna funkcja, która zachęca do zadawania pytań podczas spotkania lub webinaru Zoom. Gdy użytkownik podniesie rękę, zostaniesz o tym natychmiast poinformowany, a gdy nadejdzie odpowiedni moment, możesz poprosić konkretnych uczestników o zadanie pytania. Oprócz podnoszenia ręki, Zoom oferuje szereg innych opcji niewerbalnego przekazywania informacji zwrotnych, w tym możliwość informowania gospodarza o zwolnieniu lub przyspieszeniu tempa.

8. Praktyka czyni mistrza!

Najważniejsza wskazówka dotycząca webinarów i prezentacji Zoom: praktyka naprawdę czyni mistrza. Poświęć trochę czasu przed spotkaniem na przećwiczenie prezentacji, abyś był przekonany do tego, co mówisz i abyś miał pewność, że wypełniasz odpowiednią ilość czasu. Możesz nawet ustawić oświetlenie, tło i ekrany, a także zaplanować sesję treningową w serwisie Zoom, aby przeprowadzić pełną próbę generalną. Twoja pewność siebie będzie widoczna dla słuchaczy, którzy dzięki temu będą bardziej zaangażowani.

9. Uzupełnij spotkanie Zoom o transkrypcję

Aby spotkanie, prezentacja lub webinar Zoom były jak najbardziej produktywne, po zakończeniu spotkania zawsze sporządzaj jego transkrypcję. Wysłanie transkrypcji Zoom do uczestników spotkania pozwoli im uzyskać notatki, które mogą łatwo przeglądać, przeszukiwać i wracać do nich w razie potrzeby. To z kolei uchroni ich przed koniecznością zwracania się bezpośrednio do Ciebie z pytaniami.

Jednak korzyści na tym się nie kończą. Transkrypcje Zoom mogą być przekształcone w podpisy dla celów zwiększenia dostępności, a także mogą być ponownie wykorzystane w raportach i artykułach w celu wsparcia działań marketingowych.

Mamy nadzieję, że dzięki przedstawionym wskazówkom znalazłeś inspirację i jesteś gotowy na kolejne spotkanie, prezentację lub webinar Zoom! Transkrypcja spotkania za pomocą aplikacji Transcribe przebiega szybko i łatwo. Sprawdź nasz przewodnik o tym, jak transkrybować spotkanie Zoom lub dowiedz się jak zintegrować Zoom z Transcribe.


Autorka: Katie Garrett

Subskrybuj wiadomości

Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera!