Podczas prowadzenia profesjonalnych rozmów telefonicznych dochodzi do wielu sytuacji, w których przydatne może okazać się nagranie i transkrypcja rozmowy. Być może chcesz wykorzystać dokładne cytaty z rozmowy do artykułu lub raportu, lub chcesz użyć transkrypcji do celów szkoleniowych? A może chcesz zachować zapis rozmowy do celów prawnych? Możliwe również, że chcesz po prostu zrobić dokładne notatki, których sporządzenie mogłoby okazać się zbyt trudne, jeśli jednocześnie chciałbyś być na bieżąco z przebiegiem rozmowy.

Pozbywając się presji związanej z robieniem notatek, możesz w pełni zaangażować się w rozmowę telefoniczną, wiedząc, że po jej zakończeniu otrzymasz jej pełny zapis. W tym przewodniku przedstawimy, jak nagrać rozmowę telefoniczną za pomocą telefonu lub komputera, a następnie podamy instrukcje krok po kroku, jak transkrybować rozmowę telefoniczną.

Uwaga: Jeśli chcesz nagrać rozmowę, zawsze najpierw zapytaj innych rozmówców o zgodę i poinformuj ich, w jaki sposób wykorzystasz nagranie. Jest to nie tylko kwestia uprzejmości, ale również obowiązek prawny w wielu jurysdykcjach.

Przejdź do:

• Dlaczego warto nagrywać i transkrybować rozmowy telefoniczne?

• Jak nagrać rozmowę telefoniczną

• Jak zrobić transkrypcję rozmowy telefonicznej za pomocą aplikacji Transcribe

• Dlaczego Transcribe?

• Uzyskaj notatki z możliwością wyszukiwania i udostępniania

Pisemny zapis jest łatwy do przeglądania i wyszukiwania, dzięki czemu można szybko znaleźć ważne fragmenty rozmowy i wyciągnąć istotne cytaty. Może to być szczególnie przydatne, jeśli jesteś dziennikarzem lub odpowiadasz za działania marketingowe swojej firmy.

• Prowadzenie zapisów rozmów dla lepszej obsługi klienta

Jeśli pracujesz na stanowisku związanym z obsługą klienta, to nagrywanie rozmów telefonicznych pozwala śledzić przebieg rozmów, sięgać do notatek i wracać do miejsca, w którym skończyło się rozmowę z klientem, unikając powtarzania rozmów. Wszystko to zapewnia lepszą obsługę klienta.

• Wykorzystanie transkrypcji do celów szkoleniowych

Transkrypty rozmów mogą być udostępniane w ramach procesu szkolenia i onboardingu, jako przykład tego, co działa dobrze (a co nie) podczas komunikacji z klientami.

• Zachowaj transkrypcje rozmów do celów prawnych

Miejmy nadzieję, że nigdy nie znajdziesz się w takiej sytuacji, ale zdarzają się momenty, w których zapisy rozmów telefonicznych mogą być wykorzystane jako dowód na to, co zostało powiedziane i jak dane sytuacje zostały rozwiązane.

Nagrywanie rozmów telefonicznych jest powszechną praktyką biznesową, ale nie jest tak proste, jak mogłoby być, ponieważ ani iPhone, ani Android nie mają wbudowanej funkcji nagrywania rozmów. Jednak nie martw się – są na to rozwiązania!

• Nagrywanie rozmowy w trybie głośnomówiącym

Najprostszym sposobem nagrywania rozmowy telefonicznej jest ustawienie rozmowy na głośnik, a następnie użycie innego urządzenia – innego telefonu lub komputera – do nagrywania rozmowy. Wystarczy otworzyć aplikację Notatki głosowe (Voice Memos) na urządzeniu Apple (iPhone'y, iPady i komputery Mac mają tę samą wbudowaną aplikację) lub jej odpowiednik na komputerze z systemem Android i rozpocząć nagrywanie. Upewnij się, że urządzenie znajduje się w pobliżu głośnika telefonu, aby skutecznie przechwycić dźwięk. Im wyraźniejsza jest rozmowa, tym dokładniejsza będzie Twoja transkrypcja.

• Użycie aplikacji innej firmy

Jeśli metoda z wykorzystaniem głośnika jest dla Ciebie zbyt prymitywna, to świetną alternatywą jest użycie aplikacji do nagrywania rozmów telefonicznych, takiej jak RingCentral, Cube Call Recorder lub Google Voice. Pobierz preferowaną aplikację i postępuj zgodnie z jej instrukcjami, aby nagrać rozmowę.

Jeśli prowadzisz rozmowę telefoniczną z komputera, to są szanse, że korzystasz z platformy takiej jak Zoom, Microsoft Teams lub Google Meet. Sprawdź nasze indywidualne przewodniki na temat tego, jak transkrybować nagranie Zoom, spotkanie na Teams oraz spotkanie na Google Meet aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące nagrywania i transkrybowania rozmów prowadzonych na tych platformach.

Po nagraniu rozmowy telefonicznej możesz szybko i łatwo przekształcić ją w transkrypcję za pomocą aplikacji Transcribe lub edytora online. Oto jak to zrobić:

1. Pobierz aplikację Transcribe lub uruchom edytor online

2. Prześlij swoją nagraną rozmowę telefoniczną

Możesz importować pliki audio z dowolnej aplikacji lub systemu przechowywania w chmurze, w tym Google Drive i Dropbox. Obsługiwane formaty plików to mp3, m4a i wav. Jeśli Twoja rozmowa jest zapisana w formacie, który nie jest obsługiwany, skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci przekonwertować plik.

Im wyraźniejsze jest nagranie rozmowy telefonicznej, tym dokładniejsza będzie transkrypcja, dlatego zadbaj o to, aby głosy były wyraźnie słyszalne, rozmówcy nie mówili jednocześnie i postaraj się wyeliminować szum tła i echo.

3. Wybierz swój język

Wybierz język nagranej rozmowy telefonicznej spośród ponad 120 języków i dialektów.

4. Rozpocznij proces transkrypcji

Twoja transkrypcja rozmowy telefonicznej będzie gotowa w ciągu kilku minut. Zrób sobie przerwę na herbatę, podlej kwiatki, a my wyślemy Ci powiadomienie, gdy tylko proces się zakończy.

5. Twoja transkrypcja jest gotowa!

Teraz, gdy transkrypcja rozmowy telefonicznej jest gotowa, możesz dokonać korekty i dopracować tekst w aplikacji, online lub w preferowanym formacie pliku – ze znacznikami czasu lub bez nich. Gdy będziesz gotowy, wyeksportuj transkrypcję do formatu TXT, PDF, DOCX, SRT lub JPG.

I to wszystko - właśnie stałeś się posiadaczem pisemnej wersji nagrania z rozmowy telefonicznej, którą możesz szybko przelecieć wzrokiem, ponownie wykorzystać, skrócić i udostępnić.

Transcribe wykorzystuje technologię napędzaną przez sztuczną inteligencję (AI) do automatycznego przepisywania nagrań rozmów telefonicznych, więc otrzymasz wyraźną i dokładną transkrypcję w ciągu zaledwie kilku minut. Nawet profesjonalnym transkrybentom zajmuje to 4 godziny na każdą 1 godzinę nagrania, więc samodzielne wykonanie transkrypcji zajęłoby Ci jeszcze więcej czasu.

Ponieważ nie korzystamy z usług ludzkich transkrypcji przez człowieka, możemy utrzymać koszty na niskim poziomie. Średnia cena za transkrypcję przez człowieka wynosi od 75 centów do $1,50 za minutę, podczas gdy w przypadku Transcribe, godzina transkrypcji kosztuje zaledwie $2 z naszą subskrypcją PRO.

Gotowy do transkrypcji rozmowy telefonicznej? Pobierz aplikację Transcribe lub uruchom edytor online, aby rozpocząć.

Autor: Katie Garrett