W ciągu ostatnich kilku lat nastąpiła ogromna zmiana w sposobie pracy, a od czasu pandemii wiele firm nadal funkcjonuje zdalnie. W rzeczywistości, do końca 2022 roku, szacuje się, że 25% profesjonalnych miejsc pracy w USA było zdalne. I choć większość firm nie przeszła w pełni na pracę zdalną, wiele z nich przyjęło system pracy hybrydowej.

Gdy część pracowników pracuje w biurze, a część w domu, spotkania hybrydowe są teraz sposobem na życie. Jednak nie są one pozbawione wyzwań. Problemy techniczne, zły dźwięk i trudności z udzielaniem informacji to tylko niektóre z wyzwań, jakie napotyka się podczas spotkań hybrydowych. Jednak nie obawiaj się, można ich łatwo uniknąć!

Czytaj dalej, aby poznać siedem najważniejszych wskazówek, dzięki którym Twoje spotkanie hybrydowe odniesie sukces.

Przejdź do:

• Czym jest spotkanie hybrydowe?

• Największe wyzwania związane ze spotkaniami hybrydowymi

• Siedem wskazówek, jak sprawić, by spotkania hybrydowe przynosiły efekty

Zacznijmy od podstaw. Spotkanie hybrydowe to połączenie uczestników stacjonarnych i zdalnych. Uczestnicy stacjonarni zbierają się w sali konferencyjnej, natomiast uczestnicy zdalni łączą się za pomocą platformy do konferencji online, takiej jak Microsoft Teams lub Zoom.

Jeśli na spotkaniu pojawi się prezentacja, zostanie ona udostępniona na ekranie w sali konferencyjnej, a także udostępniona online dla wszystkich innych osób.

Według 2022 State of Hybrid Work Report, ponad 70% platform konferencyjnych doświadcza następujących wyzwań podczas spotkań hybrydowych:

• Niepewność, czy przerwać komuś, kto akurat przemawia

• Zniekształcenie dźwięku/ echo

• Brak możliwości usłyszenia wszystkich uczestników

• Brak możliwości zobaczenia twarzy i tym samym brak sygnałów wizualnych

• Trudności w uczestniczeniu w rozmowie lub wnoszeniu do niej swojego wkładu

• Poczucie braku zaangażowania

Oto największe wyzwania, ale przy odpowiednim planowaniu i przygotowaniu są łatwe do pokonania.

1. Wybierz swoją platformę

Każde narzędzie do spotkań online ma swoje unikatowe zalety i wady. Upewnij się, że dokładnie przeanalizowałeś dostępne rozwiązania, aby znaleźć najlepsze dla swoich potrzeb. Gdy już wybierzesz jedno z nich, pamiętaj o udostępnieniu linku do spotkania online jako części zaproszenia na spotkanie.

2. Przeznacz dużo czasu na przygotowanie

Na miejsce spotkania przyjedź około 20 minut wcześniej, aby móc przeprowadzić swoją prezentację i sprawdzić, czy wszystkie technologie funkcjonują, jak należy. Ustaw kamerę tak, aby osoby oglądające prezentację online mogły Cię wyraźnie widzieć i upewnij się, że na sali jest wystarczająco dużo miejsc siedzących dla osób uczestniczących w spotkaniu stacjonarnym.

3. Nadaj priorytet świetnemu dźwiękowi

Zły dźwięk jest jednym z największych problemów, jeśli chodzi o spotkania hybrydowe, więc wyprzedź ten problem i upewnij się, że dysponujesz dobrej jakości mikrofonami. Upewnij się, że spotkanie odbywa się w cichej, wolnej od zakłóceń przestrzeni i sprawdź, czy uczestnicy online dobrze Cię słyszą, zanim zaczniesz.

4. Pomyśl o wizualizacjach

Oprócz upewnienia się, że kamera działa i jest skierowana we właściwym kierunku, tak aby uczestnicy online mogli zobaczyć wszystko, co dzieje się w pomieszczeniu, należy również wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak oświetlenie, ustawienie tablicy interaktywnej i wszystko, co może powodować zakłócenia lub dyskomfort (np. słońce wpadające przez żaluzje).

5. Pomóż uczestnikom online poczuć się bardziej aktywnym i zaangażowanym

Poczucie braku zaangażowania i trudności z włączeniem się do rozmowy to dwa największe wyzwania związane ze spotkaniami hybrydowymi, ale można zrobić wiele, aby uczynić je bardziej integrującymi.

Zachęć wszystkich do włączenia kamer, aby było wiadomo, kto jest obecny, i rozważ użycie funkcji "podnieś rękę", aby zdalni uczestnicy mogli łatwo dodać swoje pytanie lub komentarz, bez obawy, że komuś przeszkadzają.

6. Użyj tablicy online do hybrydowych burz mózgów

Jeśli Twoje spotkania hybrydowe są wykorzystywane do tworzenia pomysłów i wspólnego myślenia, to narzędzia do tworzenia tablic online są świetnym sposobem na większe zaangażowanie zdalnych uczestników.

Jednym z głównych trendów w pracy zdalnej jest obecnie korzystanie z narzędzi do współpracy online. W rzeczywistości prognozuje się, że globalny rynek oprogramowania do tablic online wzrośnie z $9,56 mln w 2019 r. do $24,67 mln w 2027 r.. W ciągu ostatnich trzech lat liczba wyszukiwań platformy Miro do obsługi tablic online wzrosła o 900%!

Korzystając z tablicy online, zdalni uczestnicy mogą brać udział w sesji w takim samym stopniu, jak ich koledzy obecni na miejscu, wnosząc swoje pomysły i angażując się w wykonywane zadania.

7. Nagrywanie i transkrypcja spotkania

Nagrywanie spotkania jest ważne - dla tych, którzy nie mogą wziąć udziału w spotkaniu, a także dla uczestników, którzy mogą się do niego odwołać w przypadku problemów technicznych lub gdy muszą coś sprawdzić. Pójdź o krok dalej, tworząc transkrypcję spotkania, którą Twój zespół może przeglądać i wyszukiwać kluczowe fragmenty, co pozwoli im zaoszczędzić mnóstwo czasu w porównaniu z przeglądaniem pliku wideo.

Transkrypcje spotkań są korzystne, jeśli chodzi o utrzymanie zaangażowania zespołu w spotkaniu, ponieważ uczestnicy nie będą musieli martwić się o robienie notatek. Zamiast tego mogą skupić się i pozostać częścią rozmowy przez cały czas jej trwania.

Chociaż spotkania hybrydowe wiążą się z pewnymi wyzwaniami, to dzięki kilku prostym zmianom oraz odpowiedniemu planowaniu i przygotowaniu mogą być angażujące, wciągające i bardzo produktywne! Jeśli podoba Ci się idea transkrypcji spotkań, dowiedz się jak transkrybować spotkanie Zoom lub jak transkrybować spotkanie Teams.

Autor: Katie Garrett