Gli ultimi anni hanno visto un enorme cambiamento nel modo in cui lavoriamo e, dopo la pandemia, molte aziende hanno continuato a funzionare da remoto. Infatti, entro la fine del 2022, si stima che il 25% dei lavori professionali negli Stati Uniti si svolgevano da remoto. E sebbene la maggior parte delle aziende non sia passata completamente al remoto, molte hanno adottato un sistema di lavoro ibrido.

Con alcuni dipendenti che lavorano in ufficio e altri che lavorano da casa, le riunioni ibride sono ormai una realtà. Ma presentano delle sfide. Problemi tecnici, audio scadente e difficoltà ad intervenire sono solo alcune delle sfide riscontrate nelle riunioni ibride. Ma non temere, sono facilmente evitabili!

Di seguito sette consigli utili per rendere il tuo meeting ibrido un successo.

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• Cos'è una riunione ibrida?

• Le maggiori sfide delle riunioni ibride

• Sette dritte per far funzionare una riunione ibrida

Iniziamo con le basi. Una riunione ibrida prevede una combinazione di partecipanti di persona e da remoto. I partecipanti di persona si riuniscono fisicamente in una sala riunioni, mentre quelli che partecipano da remoto si collegano tramite una piattaforma per riunioni online come Microsoft Teams o Zoom.

Se deve essere proiettata una presentazione della riunione, questa verrà condivisa su uno schermo nella sala riunioni e condivisa online per tutti gli altri.

Stando al Rapporto sullo stato del lavoro ibrido 2022, oltre il 70% dei partecipanti alle riunioni incontra le seguenti sfide durante le riunioni ibride:

• Incertezza sull'opportunità di interrompere qualcuno che sta parlando

• Eco/distorsione audio

• Non riuscire a sentire tutti

• Non essere in grado di vedere i volti e quindi perdere segnali visivi

• Trovare difficile partecipare o contribuire alla conversazione

• Sentirsi poco coinvolto

Queste sono le sfide più grandi, ma con la giusta pianificazione e preparazione sono facili da superare.

Sette dritte per far funzionare una riunione ibrida

1. Scegli la tua piattaforma

Ogni Strumento per le riunioni online presenta vantaggi e svantaggi unici. Assicurati di fare la tua ricerca per trovare quello migliore per le tue esigenze particolari. Dopo averne scelto uno, assicurati di condividere un collegamento alla riunione online come parte dell'invito alla riunione.

2. Concedi molto tempo per la configurazione

Arriva con circa 20 minuti di anticipo all'area della riunione in modo da poter eseguire la presentazione e verificare che tutta la tecnologia funzioni come dovrebbe. Imposta la videocamera in modo che chi guarda online possa vederti chiaramente e assicurati che ci siano posti a sedere sufficienti per i partecipanti di persona.

3. Dai priorità all'audio eccellente

L'audio scadente è uno dei maggiori problemi quando si tratta di riunioni ibride, quindi anticipa il problema e assicurati di avere microfoni di buona qualità. Assicurati che la riunione si svolga in uno spazio tranquillo e privo di distrazioni e verifica con i partecipanti online che riescano a sentire prima di iniziare.

4. Pensa alle immagini

Oltre ad assicurarti che la tua videocamera funzioni e sia puntata nella giusta direzione in modo che i partecipanti online possano vedere tutto ciò che accade nella stanza, dovresti anche considerare cose come l'illuminazione, la posizione della tua lavagna interattiva e tutto ciò che potrebbe causare fastidio o disagio (come il sole che filtra attraverso le persiane).

5. Aiuta i membri online a sentirsi più inclusi e coinvolti

Sentirsi poco coinvolti e avere difficoltà a contribuire alla conversazione sono due delle maggiori sfide delle riunioni ibride, ma puoi fare molto per rendere le riunioni ibride più inclusive.

Incoraggia tutti ad accendere le videocamere in modo che sia chiaro chi è presente e considera l'utilizzo della funzione "alza la mano" in modo che i partecipanti remoti possano facilmente intervenire se hanno una domanda o un commento, senza timore di interrompere qualcuno.

6. Utilizza una lavagna online per i brainstorming ibridi

Se le tue riunioni ibride vengono utilizzate per l'ideazione e il pensiero collaborativo, gli strumenti di lavagna online sono un ottimo modo per coinvolgere maggiormente i partecipanti remoti.

Una delle principali tendenze nel lavoro a distanza al momento è l'uso di strumenti di collaborazione online. Infatti, si prevede che il mercato globale del software per lavagne online crescerà da $9.56 milioni nel 2019 a $24.67 milioni entro il 2027, e le ricerche per la piattaforma di lavagna online Miro sono aumentate del 900% negli ultimi tre anni!

Utilizzando una lavagna online, i partecipanti remoti possono svolgere un ruolo importante nella sessione quanto i loro colleghi di persona, contribuendo con le loro idee e impegnandosi nell'attività da svolgere.

7. Registra e trascrivi la riunione

La registrazione della riunione è importante, per coloro che non possono partecipare alla riunione e anche per i partecipanti a cui fare riferimento se riscontrano problemi tecnici o se devono ricontrollare qualcosa. Fai un ulteriore passo avanti con una trascrizione della riunione, che il tuo team può leggere rapidamente e cercare i punti chiave, risparmiando così tanto tempo di tempo rispetto a saltare attraverso un file video.

Le trascrizioni delle riunioni sono utili anche quando si tratta di mantenere il team impegnato nella riunione, poiché i partecipanti non dovranno preoccuparsi di prendere appunti. Invece, possono rimanere concentrati e rimanere parte della conversazione per tutto il tempo.

Anche se arrivano con le loro sfide, con poche semplici modifiche e la giusta pianificazione e preparazione, le riunioni ibride possono essere inclusive, coinvolgenti e molto produttive! Se ti piace il suono delle trascrizioni delle riunioni, scopri come trascrivere una riunione Zoom o come trascrivere una riunione Teams.

Scritto da Katie Garrett