Sitzungsprotokolle sind in vielen Organisationen eine wichtige Praxis. Sie halten fest, was in einer Sitzung besprochen und beschlossen wurde, und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zur Verantwortung gezogen werden können.

Aber das Protokollieren kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie der Protokollführer sind, stehen Sie unter dem Druck, sich während der Besprechung schnell Notizen zu machen und allen Teilnehmern kurz nach dem Ende der Besprechung eine genaue Zusammenfassung zu geben. Es kann schwierig sein, mitzuhalten und sich gleichzeitig an den Gesprächen zu beteiligen. Und nur allzu leicht verpasst man wichtige Details.

Die Aufzeichnung und Transkription von Sitzungsprotokollen ist eine gute Alternative. Indem Sie sich Meeting-Transkriptionen zunutze machen, erhalten Sie gründliche und genaue Notizen, ohne den Stress des manuellen Mitschreibens.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Sitzungsprotokolle transkribieren können und in nur 4 einfachen Schritten detaillierte und zuverlässige Mitschriften erhalten, die Sie an Ihre Kollegen weitergeben können.

Springen zu:

• Sitzungsprotokolle: So transkribieren Sie Meetings in 4 einfachen Schritten

  • Schritt 1: Zeichnen Sie das Meeting auf

  • Schritt 2: Aufzeichnung mithilfe eines Transkriptions-Tools transkribieren

  • Schritt 3: Transkribierten Text bearbeiten und zusammenfassen

  • Schritt 4: Mitschrift teilen

• Warum sollte ich Meetings aufzeichnen und transkribieren?

• Wie kann ich Meetings kostenlos aufzeichnen und transkribieren

Die Aufzeichnung des Meetings ist der erste Schritt. Für Online-Meetings verfügen viele Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet über integrierte Aufzeichnungsfunktionen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen für die Aufzeichnung verfügen, und informieren Sie alle Teilnehmer darüber, dass die Besprechung aufgezeichnet wird.

Verwenden Sie für persönliche Meetings ein zuverlässiges digitales Aufnahmegerät oder eine Smartphone-App, die eine klare Tonaufnahme ermöglicht. Stellen Sie das Aufnahmegerät zentral auf, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gleichermaßen zu hören sind.

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Stimmen deutlich zu hören sind, dass die Sprecher sich nicht gegenseitig übersprechen und dass es keine Hintergrundgeräusche oder Echos gibt. Je klarer Ihre Audioaufnahme, desto genauer wird die Transkription.

Sobald Ihre Besprechung aufgezeichnet ist, besteht der nächste Schritt in der Transkription der Audio- oder Videodatei. Sie könnten die Audiodatei natürlich auch manuell transkribieren, aber das ist sehr zeitaufwändig, insbesondere bei längeren Besprechungen.

Nutzen Sie stattdessen ein Transkriptionstool wie Transcribe. Mit KI-gestützter Technologie vereinfacht Transcribe den Prozess der Umwandlung Ihrer gesprochenen Worte in geschriebenen Text, und Sie erhalten in nur wenigen Minuten eine genaue Abschrift der Besprechung!

Hier sehen Sie, wie Sie Transcribe für die Transkription von Sitzungsprotokollen verwenden können:

1. Laden Sie die Transcribe App herunter oder verwenden Sie den praktischen Online-Editor

2. Laden Sie die Audio- oder Videodatei hoch

Sie können Ihre Aufnahmen aus jeder App oder jedem Cloud-Speichersystem importieren, einschließlich Google Drive und Dropbox. Zu den unterstützten Dateiformaten gehören mp3, m4a, wav, m4v, mp4, mov und avi. Transcribe kann auch mit Zoom integriert werden, für die schnelle und einfache Transkriptionen von Zoom-Meetings.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Meetings mit unserem Echtzeit-Transkriptionsdienst in Echtzeit transkribieren.

3. Wählen Sie die Sprache

Wählen Sie die Sprache Ihrer Aufnahme aus mehr als 120 Sprachen und Dialekten.

4. Starten Sie die Transkription

Wir schicken Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Ihre Transkription abgeschlossen ist - Sie werden nicht lange warten müssen!

5. Ihre Transkription ist fertig

Das heißt, Sie sind bereit für Schritt 3...

Sobald Sie Ihre transkribierten Sitzungsprotokolle vorliegen haben, ist es an der Zeit, das Transkript zu bearbeiten und zusammenzufassen. Mit Transcribe können Sie den Text in der App, online oder in Ihrem bevorzugten Dateiformat - mit oder ohne Zeitstempel - Korrektur lesen und verbessern.

Überprüfen Sie den Text, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Fassen Sie Ihre Notizen dann in einem klaren und prägnanten Protokoll zusammen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte, und vermeiden Sie es, sich in unnötigen Details zu verzetteln. Überlegen Sie, was für die Teilnehmer am nützlichsten ist - je prägnanter Ihre Notizen sind, desto einfacher ist es für die Teilnehmer, sie zu überfliegen und schnell wichtige Informationen zu finden.

Weitere Infos darüber, was genau Sie in Ihr Protokoll aufnehmen sollten, finden Sie in unserem Leitfaden Effektive Tipps für Mitschriften.

Wenn Sie mit Ihrem Sitzungsprotokoll zufrieden sind, können Sie das Dokument an alle Sitzungsteilnehmer und relevanten Interessengruppen weiterleiten. So sind alle informiert und können sich bei künftigen Fragen oder Maßnahmen auf das Protokoll berufen.

Da die Zeit drängt, sollten Sie Ihre Sitzungsprotokolle zeitnah versenden. So können die Teilnehmer Missverständnisse klären oder zusätzliche Informationen hinzufügen, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind. Außerdem können so alle umsetzbaren Punkte können unverzüglich in Angriff genommen werden.

Warum sollten Sie Meetings transkribieren? Welche Vorteile hat es, sie zu transkribieren, anstatt während der Sitzung selbst Notizen zu machen?

Hier die 3 Hauptvorteile:

• Sie können sich auf das Meeting konzentrieren

Durch die Aufzeichnung und Transkription von Meetings können Sie sich voll und ganz auf die Diskussion konzentrieren, anstatt Ihre Aufmerksamkeit mit Notizen zu vergeuden. So können Sie aktiv am Gespräch teilhaben.

• Sie erfassen jedes Detail

Durch die Aufzeichnung und anschließende Transkription wird sichergestellt, dass jedes Detail erfasst wird. Sie können sicher sein, dass nichts Wichtiges fehlt.

• Sie sparen Zeit

Die Aufzeichnung und automatische Transkription spart Ihnen im Vergleich zur manuellen Aufzeichnung und Transkription viel Zeit und Mühe. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit langweiliger Verwaltungsarbeit verbringen müssen.

Wenn das Budget knapp ist, ist es verständlich, dass Sie eine kostenlose Option für die Aufzeichnung oder Transkription Ihrer Meetings wünschen. Es gibt viele kostenlose Sprachaufzeichnungsgeräte, unter anderem auf Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Auch Ihr Handy verfügt über ein kostenloses Sprachaufzeichnungstool.

Sie könnten das Meeting mithilfe eines dieser kostenlosen Tools aufzeichnen und selbst manuell transkribieren. Ob das eine wirklich kostenlose Option ist, hängt jedoch davon ab, wie viel Ihnen Ihre Zeit wert ist.

Mit Transcribe genießen Sie die ersten 15 Minuten Transkriptionszeit kostenlos. Wenn Ihre Besprechung also eher kurz ist, könnte dies eine völlig kostenlose Option sein. Sobald das Gratis-Zeitguthaben verbraucht ist und sich davon überzeugen konnten, dass unser Service Ihren Anforderungen entspricht, können Sie zusätzliches Guthaben für $5/Stunde erwerben oder Geld sparen, indem Sie 10 Stunden für nur $30 kaufen. Alternativ können Sie für$14,99/Monat oder $99,99/Jahr auf unseren PRO-Service upgraden, und erhalten jeden Monat 5 Stunden kostenlose Transkriptionszeit dazu.

Wenn Sie den oben genannten Schritten folgen, sparen Sie Zeit, können sich auf die Besprechungen konzentrieren und stellen sicher, dass Ihre Sitzungsprotokolle so genau wie möglich sind.

Laden Sie die Transcribe App herunter oder verwenden Sie den Online-Editor, um loszulegen.