Das Anfertigen von Sitzungsprotokollen ist entscheidend, wenn es darum geht, Sitzungen so effizient und produktiv wie möglich zu gestalten. Ganz gleich, ob es sich um eine wichtige Vorstandssitzung, eine Strategiesitzung des Unternehmens oder eine Sitzung eines gemeinnützigen Ausschusses handelt, klare und einfache Notizen zum Nachschlagen sind für alle Beteiligten nützlich - auch für diejenigen, die nicht dabei sein konnten. Taking meeting minutes is crucial when it comes to making meetings as efficient and as productive as possible. Whether it's a major board meeting, a corporate strategy session, or a non-profit committee meeting, having clear and simple notes to refer back to is useful for everyone involved - including those who weren't able to attend.

So how do you take meeting minutes effectively, ensuring all the right information is included?

In this guide we'll explore the art of taking good meeting minutes, with nine practical tips for taking the best minutes possible.

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• Was sind Mitschriften?

• 9 Tipps für effektivere Mitschriften

• Kostenlose Mitschriften-Vorlage

Ein Sitzungsprotokoll oder Mitschrift ist eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was während einer Sitzung besprochen und beschlossen wurde. Sie dienen als Referenz für diejenigen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, und als Aufzeichnung für zukünftige Entscheidungen. Sie helfen Organisationen, Fortschritte zu verfolgen, die Mitarbeiter zur Verantwortung zu ziehen und Prozesse voranzutreiben.

Gute Mitschriften sind klar und prägnant, ohne jeden Moment der Besprechung festzuhalten. Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet eine Mitschrift nicht, dass jede einzelne Minute einer Besprechung im Detail festgehalten wird.

Hier die neun besten Tipps für eine effektive Mitschrift.

1. Die Vorbereitung ist das A und O

Die Vorbereitung ist der wichtigste Tipp, um bessere Mitschriften zu erstellen. Nehmen Sie sich vor Beginn der Sitzung Zeit, die Tagesordnung durchzusehen, um die Ziele und die zu besprechenden Themen zu verstehen.

Wenn Sie die Ziele genau kennen, können Sie sich bei Ihren Notizen auf das Wesentliche konzentrieren, und wenn Sie die Themen kennen, fällt es Ihnen leichter, den Diskussionen zu folgen und die wichtigsten Punkte zu erfassen.

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2. Verwenden Sie ein einheitliches Format für Ihre Mitschriften

Auch die Konsistenz ist bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen wichtig. Die Verwendung einer standardisierten Vorlage hilft, ein einheitliches Format beizubehalten, was wiederum sicherstellt, dass Sie keine wichtigen Informationen übersehen.

Die Vorlage sollte Abschnitte für das Datum und die Uhrzeit der Besprechung, eine Liste der Teilnehmer, die Tagesordnungspunkte, die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen, Aktionspunkte und die Verantwortlichen für jede Aktion enthalten.

Eine Vorlage dient als Leitfaden, und im Laufe der Besprechung können Sie die einzelnen Abschnitte gemäß den eingehenden Informationen ausfüllen. So bleiben alle Informationen übersichtlich und leicht zu verfolgen.

Lesen Sie weiter, um eine kostenlose Vorlage für Ihre Mitschrift zu erhalten.

3. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste

Bei der Erstellung von Mitschriften ist es wichtig, sich auf die Erfassung der wesentlichen Informationen zu konzentrieren. Das heißt, konzentrieren Sie sich auf Schlüsselelemente wie getroffene Entscheidungen, Aktionspunkte, Fristen und wichtige Diskussionen, die künftige Entscheidungen beeinflussen können.

Vermeiden Sie es, sich in unnötigen Details oder einer wortwörtlichen Aufzeichnung des Gesprächs zu verzetteln. Bei einer guten Mitschrift geht es darum, sich auf das Wesentliche zu beschränken und die wichtigsten Punkte herauszuarbeiten, die für eine spätere Bezugnahme am ehesten von Nutzen sind.

4. Klare und prägnante Sprache

Ziel ist es, dass Ihre Mitschrift für alle zugänglich und verständlich ist, unabhängig davon, wie vertraut sie mit den in der Sitzung besprochenen Themen sind. Daher ist es wichtig, eine klare und prägnante Sprache zu verwenden und Jargon, Fachausdrücke oder komplexe Sprache zu vermeiden.

Es ist auch eine gute Idee, Aufzählungspunkte zu verwenden, um Informationen darzustellen. So können die Leser das Sitzungsprotokoll überfliegen, um das Wesentliche zu verstehen und das zu finden, wonach sie suchen.

5. Scheuen Sie sich nicht, um Klarstellungen zu bitten

Wenn Sie beim Erstellen der Mitschrift einen Diskussionspunkt oder eine Entscheidung nicht ganz klar verstehen, zögern Sie nicht, während der Sitzung um eine Klarstellung zu bitten. Es ist viel besser, um eine Klarstellung zu bitten, als Vermutungen anzustellen oder Lücken in Ihren Notizen zu hinterlassen.

Bitten Sie den Sprecher, eine Frist, die Einzelheiten eines Aktionspunkts oder den genauen Wortlaut einer Entscheidung zu bestätigen. Denken Sie daran, dass Ihre Aufgabe als Protokollführer darin besteht, eine genaue und umfassende Aufzeichnung der Sitzung zu erstellen, und dafür ist Klarheit der Schlüssel.

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6. Unterscheiden Sie zwischen Diskussion und Entscheidung

Es ist wichtig, klar zwischen allgemeinen Diskussionen und tatsächlichen Entscheidungen zu unterscheiden. Konzentrieren Sie sich darauf, die Ergebnisse, Vereinbarungen oder Beschlüsse hervorzuheben. Diese Unterscheidung hilft Ihnen bei der Erstellung von prägnanten Protokollen. Der Schwerpunkt sollte eindeutig auf den Punkten liegen, die Aufmerksamkeit oder Folgemaßnahmen erfordern.

7. Notieren Sie Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten

Achten Sie darauf, dass alle während des Treffens besprochenen Aktionspunkte zusammen mit den verantwortlichen Parteien und den Fristen klar notiert und hervorgehoben werden. Dies trägt dazu bei, dass Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden können und gewährleistet, dass die Aufgaben erledigt werden.

Deutliche Aktionspunkte helfen den Teammitgliedern, ihre Verantwortlichkeiten und den Zeitrahmen zu verstehen, was die Produktivität und Effizient der Mitarbeiter fördert.

8. Verwenden Sie ein Transkriptions-Tool, um Ihre Mitschriften zu erstellen.

Die Verwendung eines Meeting-Transkriptionstool wie Transcribe kann den Prozess erheblich vereinfachen.

Indem Sie das Meeting aufzeichnen und die KI-gestützte Technologie von Transcribe nutzen, um unmittelbar nach dem Ende der Besprechung eine Abschrift zu erstellen, können Sie den Dialog schnell erfassen und anschließend in einem offiziellen Protokoll zusammenfassen. So sparen Sie Zeit, vermeiden den Stress, der mit der manuellen Protokollierung während einer Besprechung einhergeht, und stellen sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, insbesondere bei schnellen oder langwierigen Meetings.

Werfen Sie auch einen Blick auf unseren Leitfaden So transkribieren Sie Mitschriften für mehr Infos.

9. Prompte Überarbeitung

Nach dem Meeting sollten Sie die Mitschrift so schnell wie möglich überprüfen und fertigstellen, solange die Diskussionen noch frisch im Gedächtnis sind. Verteilen Sie das Sitzungsprotokoll so schnell wie möglich an alle Teilnehmer und relevanten Parteien, damit die notwendigen Interessengruppen ohne Verzögerung auf alle Entscheidungen oder Aktionspunkte reagieren können.

Die zeitnahe Weitergabe des Sitzungsprotokolls gibt den Teilnehmern auch die Möglichkeit, Missverständnisse zu klären oder bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzuzufügen, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind.

Hier finden Sie eine kostenlose, einfache Vorlage, die Sie für Ihre Mitschriften verwenden können:

Wir hoffen, dass Ihnen diese 9 Tipps helfen, Ihre Mitschriften zu vereinfachen.

Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Ihnen Transcribe bei Mitschriften helfen kann laden Sie die Transcribe App herunter oder verwenden Sie den Online-Editor, um loszulegen.