In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, stark verändert. Seit der Pandemie bieten viele Unternehmen weiterhin Fernarbeit an. Bis Ende 2022 werden schätzungsweise 25 % der Arbeitsplätze in den USA remote sein. Und obwohl die meisten Unternehmen nicht vollständig auf Fernarbeit umgestiegen sind, verwenden viele ein Hybrid-System.

Dadurch, dass einige Mitarbeiter im Büro und andere von zu Hause aus arbeiten, sind hybride Meetings heute gang und gäbe. Aber sie sind nicht ohne Herausforderungen. Technische Probleme, schlechte Audioqualität und Schwierigkeiten, einen Beitrag zu leisten, sind nur einige der Herausforderungen, die bei hybriden Meetings auftreten. Aber keine Angst, sie lassen sich leicht vermeiden!

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Ihr Hybrid-Meeting zum Erfolg wird.

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• Was ist ein Hybrid-Meeting?

• Die größten Herausforderungen von Hybrid-Meetings

• Sieben Tipps für ein erfolgreiches Hybrid-Meeting

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen. Ein Hybrid-Meeting besteht aus einer Mischung aus Präsenz- und Fernteilnehmern. Die persönlichen Teilnehmer versammeln sich physisch in einem Besprechungsraum, während sich die Remote-Teilnehmer über eine Online-Konferenzplattform wie Microsoft Teams oder Zoom einwählen.

Wenn es eine Präsentation gibt, wird diese auf einem Bildschirm im Besprechungsraum gezeigt und online für alle anderen freigegeben.

Laut 2022 State of Hybrid Work Report beklagen mehr als 70% von Hybrid-Meeting-Teilnehmern die folgenden Herausforderungen:

• Unsicherheit darüber, ob sie jemanden beim Sprechen unterbrechen

• Audio-Echo/Verzerrung

• Unfähigkeit, alle Teilnehmer zu hören

• Unfähigkeit, Gesichter zu sehen und daher visuelle Hinweise zu verpassen

• Schwierigkeiten am Gespräch teilzunehmen oder einen Beitrag zu leisten

• Ein Gefühl der Ausgeschlossenheit

Hierbei handelt es sich um die die größten Herausforderungen, aber mit der richtigen Planung und Vorbereitung sind sie leicht zu bewältigen.

1. Wählen Sie Ihre Plattform

Jedes Online-Meeting-Tool hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Stellen Sie Nachforschungen an, um das beste für Ihre Bedürfnisse zu finden. Sobald Sie sich für eine Plattform entschieden haben, fügen Sie den Link zum Online-Meeting zu Ihrer Meeting-Einladung hinzu.

2. Planen Sie genug Zeit für das Setup ein

Geben Sie sich 20 Minuten Zeit, um Ihre Präsentation durchzugehen und zu überprüfen, ob alle technischen Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Richten Sie Ihre Kamera so ein, dass die Online-Teilnehmer Sie gut sehen können, und stellen Sie sicher, dass genügend Sitzplätze für die persönlichen Teilnehmer vorhanden sind.

3. Legen Sie viel Wert auf das Audio

Eine schlechte Audioqualität ist eines der größten Probleme bei hybriden Meetings. Daher sollten Sie diesem Problem zuvorkommen und sicherstellen, dass Sie über qualitativ hochwertige Mikrofone verfügen. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Besprechung in einem ruhigen, ablenkungsfreien Raum stattfindet, und vergewissern Sie sich bei den Online-Teilnehmern, dass sie hören können, bevor Sie mit den wichtigen Dingen beginnen.

4. Achten Sie auf das Visuelle

Sie sollten nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kamera funktioniert und in die richtige Richtung zeigt, damit die Online-Teilnehmer alles sehen können, was im Raum vor sich geht, sondern auch Dinge wie die Beleuchtung, die Position Ihrer interaktiven Tafel und alles, was störend oder unangenehm sein könnte (z.B. Sonneneinstrahlung durch die Jalousien), berücksichtigen.

5. Helfen Sie Online-Mitgliedern, sich besser einbezogen zu fühlen

Das Gefühl, nicht eingebunden zu sein und keinen Beitrag zur Konversation zu leisten, sind zwei der größten Herausforderungen in hybriden Meetings, aber Sie können viel tun, um Ihre Meetings inklusiver zu gestalten.

Ermutigen Sie alle Teilnehmer, ihre Kameras einzuschalten, damit klar ist, wer anwesend ist, und erwägen Sie die Funktion "Hand heben", damit Remote-Teilnehmer problemlos eine Frage oder einen Kommentar abgeben können, ohne Angst zu haben, jemanden zu unterbrechen.

6. Verwenden Sie ein Online-Whiteboard für hybride Brainstormings

Wenn Ihre hybriden Meetings der Ideenfindung und dem kollaborativen Denken dienen, dann sind Online-Whiteboard-Tools eine tolle Möglichkeit, um Remote-Teilnehmer stärker einzubinden.

Einer der aktuell größten Trends im Bereich der Fernarbeit sind Tools für die Online-Zusammenarbeit. Tatsächlich wird erwartet, dass der globale Online-Whiteboard-Software-Markt der im Jahr 2019 \9,56 Millionen US-Dollar wert war, bis zum Jahr 2027 auf \24,67 Millionen US-Dollar wächst. Suchanfragen nach der Online-Whiteboard-Plattform Miro sind in den letzten drei Jahren um 900% gestiegen!

Durch die Verwendung eines Online-Whiteboards können Remote-Teilnehmer genauso an der Sitzung teilnehmen wie ihre Kollegen vor Ort, ihre Ideen einbringen und sich an der Aufgabe beteiligen.

7. Zeichnen Sie das Meeting auf und fertigen Sie eine Transkription an

Die Aufzeichnung der Besprechung ist wichtig - nicht nur für Personen, die nicht teilnehmen können, sondern auch für alle, die technische Schwierigkeiten haben oder sich auf einen bestimmten Punkt im Meeting berufen möchten. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und fertigen Sie eine Meeting-Transkription an, die Ihr Team überfliegen und nach wichtigen Punkten durchsuchen kann, was um einiges schneller ist, als das Durchsuchen einer Videodatei.

Transkriptionen sind auch von Vorteil, wenn es darum geht, das Team während des Meetings am Ball zu halten, da sich die Teilnehmer keine Gedanken über Notizen machen müssen. Stattdessen können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und aktiv am Gespräch teilnehmen.

Während Hybrid-Meetings sicherlich einige Herausforderungen haben, können sie mit der richtigen Planung und Vorbereitung integrativ und produktiv sein! Wenn Ihnen die Idee einer Meeting-Transkription gefällt, zeigen Ihnen diese Beiträge, wie Sie ein Zoom Meeting transkribieren oder wie Sie ein Teams Meeting transkribieren.

Verfasst von Katie Garrett