Eine inklusive Unternehmenskultur – eine, die Vielfalt wertschätzt, unterstützt und fördert – ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. Laut einer Studie von Deloitte führt ein Gefühl der Inklusion am Arbeitsplatz zu einer 17 % höheren wahrgenommenen Teamleistung, einer 20 % besseren Entscheidungsqualität und einer 29 % stärkeren Zusammenarbeit.

Aus Mitarbeitersicht zeigt eine weitere Deloitte-Umfrage, dass Inklusion für 80 % der Menschen bei der Wahl ihres Arbeitgebers eine entscheidende Rolle spielt – und 39 % würden ihr aktuelles Unternehmen für ein inklusiveres verlassen.

Inklusive Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil einer inklusiven Unternehmenskultur. Sie schaffen einen sicheren Raum, in dem jeder die Chance, das Vertrauen und die Unterstützung erhält, sich aktiv einzubringen und gehört zu werden.

Hier sind neun Schritte, mit denen Sie Ihre Meetings inklusiver gestalten können.

Springen zu:

• 1. Schaffen Sie eine sichere Umgebung

• 2. Legen Sie die Grundregeln und Erwartungen fest

• 3. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus

• 4. Stellen Sie sicher, dass jede Stimme gehört wird

• 5. Drücken Sie sich deutlich aus

• 6. Managen Sie Unterbrechungen

• 7. Ermutigen Sie die Teilnehmer:innen, Fragen zu stellen

• 8. Bieten Sie verschiedene Möglichkeiten, sich einzubringen

• 9. Fassen Sie nach

Zunächst einmal schaffen Sie eine sichere Umgebung, in der sich die Teilnehmer:innen wohlfühlen, ihre Ideen teilen und Bedenken äußern können. Schließlich wird niemand beitragen wollen, wenn die Angst vor Spott besteht.

Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um diese Umgebung zu schaffen, wie aktives Zuhören, Respekt fördern (besonders in Zeiten von Meinungsverschiedenheiten) und ehrliches Feedback einholen. Wenn sich die Menschen willkommen und sicher fühlen, sind sie eher bereit, sich selbstbewusst und wahrheitsgemäß zu äußern.

Ein wichtiger Aspekt, um eine sichere Umgebung zu schaffen, ist, klare Regeln für das Meeting aufzustellen – und diese auch einzuhalten. Manchmal erscheinen diese Regeln vielleicht selbstverständlich, aber nicht unbedingt für jeden. Daher ist es besser, genau zu sagen, was von jedem erwartet wird.

Grundregeln für inklusive Meetings umfassen Dinge wie Unterbrechungen, respektvolle Diskussionen, Fokus und Pünktlichkeit. Zum Beispiel könnten Sie in Zoom-Meetings das Handheben einführen, damit Teilnehmer signalisieren können, wenn sie etwas zu sagen haben. So wird verhindert, dass jemand unterbrochen wird.

Auch das Tippen oder sichtbare Ablenkungen während eines Gesprächs könnten ein Thema sein – es kann den Eindruck erwecken, dass die Ideen des Sprechers nicht geschätzt werden.

Inklusive Meeting-Praktiken beginnen schon vor dem eigentlichen Treffen. Verschicken Sie die Tagesordnung mindestens 24 Stunden im Voraus und fragen Sie die Teilnehmer:innen, ob sie Themen oder Punkte haben, die sie hinzufügen möchten.

Das gibt nicht nur jedem die Möglichkeit, Einfluss auf die Diskussion zu nehmen, sondern gibt auch ausreichend Zeit zur Vorbereitung. So können alle besser und selbstbewusster teilnehmen, anstatt sich spontan überrumpelt zu fühlen.

Oft passiert es, dass die extrovertiertesten Teilnehmer:innen das Gespräch dominieren. Ein wichtiger Tipp für inklusive Meetings ist es, aktiv und bewusst jedem die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen. Sie könnten nachfragen, ob jemand eine Meinung hat, die noch nicht geteilt wurde, oder gezielt diejenigen ansprechen, von denen Sie noch nichts gehört haben, und fragen, ob sie etwas beitragen möchten.

Es ist jedoch eine feine Linie. Sie möchten niemanden unter Druck setzen. Einige Persönlichkeitstypen bevorzugen es vielleicht, ihre Gedanken über die Chat-Funktion bei virtuellen Meetings zu teilen oder ihre Meinung nach dem Meeting zu äußern. Mehr dazu später.

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Verständliche Sprache ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens ist sie hilfreich für Teilnehmer:innen, die schwerhörig sind oder eine andere Muttersprache sprechen.

Zweitens ist sie nützlich für neue Teammitglieder oder solche, die mit dem Thema noch nicht vertraut sind. Daher sollten Sie es vermeiden, Akronyme und Fachjargon zu verwenden, ohne die Begriffe vorher zu erklären.

Sie haben bereits klare Regeln für Ihre inklusiven Meetings festgelegt, aber es kann dennoch vorkommen, dass ein Teilnehmer einen anderen unterbricht. In solchen Fällen ist es wichtig, die vereinbarten Regeln durchzusetzen.

Wenn Sie bemerken, dass jemand ins Gespräch platzt, während eine andere Person spricht, sollten Sie höflich eingreifen und darum bitten, dass die Person wartet, bis der andere fertig ist. Passiert dies regelmäßig, nehmen Sie sich einen Moment, um die Gruppe daran zu erinnern, respektvoll miteinander umzugehen und jedem genügend Zeit zu geben, seine Gedanken zu teilen.

Fragen zu stellen kann nervenaufreibend sein, aber genau hier kommt die Schaffung einer sicheren, urteilsfreien Umgebung ins Spiel. Erklären Sie den Teilnehmern:innen, wie sie Fragen stellen können, und ermutigen Sie sie aktiv dazu, um Klarheit zu bitten, wenn etwas unklar ist.

Es ist auch eine gute Idee, den Teilnehmern:innen die Möglichkeit zu geben, anonym Fragen zu stellen. Vor allem neue oder sehr schüchterne Personen bevorzugen diese Option oft.

Neben der Schaffung einer sicheren und angenehmen Atmosphäre, in der sich Teilnehmer:innen in Meetings äußern können, ist es ebenso wichtig, alternative Möglichkeiten für die Beteiligung anzubieten. Schließlich bedeutet ein inklusives Meeting auch, die unterschiedlichen Kommunikationsstile und das unterschiedliche Selbstbewusstsein der Teilnehmer:innen zu respektieren.

Wenn Sie ein Remote-Meeting durchführen, ermutigen Sie die Teilnehmer:innen, ihre Ideen über die Chat-Funktion zu teilen. Bei persönlichen Meetings können Sie die Teilnehmer:innen dazu einladen, anonym Post-its auf ein Kollaborationsboard zu setzen.

Im Rahmen Ihrer kollaborativen Agenda könnten Sie den Teilnehmern auch die Möglichkeit geben, ihre Gedanken oder Kommentare im Voraus hinzuzufügen. Außerdem könnten Sie es ihnen ermöglichen, nach dem Meeting und nachdem Sie die Notizen verschickt haben, noch Kommentare zu den Meeting-Protokollen hinzuzufügen.

Inklusive Meetings enden nicht, wenn alle den Raum verlassen haben. Nehmen Sie sich nach dem Meeting Zeit, um die Meeting-Protokolle, Aufgaben und ein Meeting-Transkript zu versenden, auf die jeder zurückgreifen kann.

Das ist nicht nur für die Anwesenden hilfreich, sondern auch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. So weiß jeder, welche nächsten Schritte zu tun sind und was vor dem nächsten Meeting erledigt werden muss.

Als Teil des Follow-ups könnten Sie auch um Feedback bitten, wie das Meeting abgelaufen ist, um zukünftige Meetings noch inklusiver zu gestalten.

Ich hoffe, diese Tipps und Best Practices für inklusive Meetings haben Sie dazu inspiriert, Ihre Meetings inklusiver zu gestalten. Mit ein wenig Aufmerksamkeit und Sorgfalt können Sie ein inklusiveres Umfeld schaffen – und wahrscheinlich auch bessere Ideen, Diskussionen und Ergebnisse erzielen.

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