Tagesordnung erstellen in 7 Schritten
Tagesordnung erstellen in 7 Schritten
Wie oft haben Sie schon an einem Meeting teilgenommen, bei dem Sie eigentlich nicht dabei sein mussten? Oder bei dem Sie nicht richtig beitragen konnten, weil Sie nicht wussten, was Sie vorbereiten sollten?
Genau hier kommt die Tagesordnung ins Spiel. Meetings ohne Agenda sind fast immer chaotisch, unorganisiert und Zeitverschwendung. Eine gut strukturierte Tagesordnung hilft, jedes Meeting produktiv und effizient zu gestalten.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Meeting-Agenda in sieben einfachen Schritten erstellen, und teilen ein Beispiel, damit Sie eine genaue Vorstellung erhalten. Doch bevor wir loslegen, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was eine Besprechungsagenda eigentlich ist.
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Was ist eine Tagesordnung?
Eine Tagesordnung ist eine Übersicht darüber, was während eines Meetings besprochen wird. Der Hauptzweck einer Agenda ist es, den Teilnehmern einen klaren Überblick über die Struktur des Meetings zu geben, einschließlich der Diskussionsthemen, Ziele, Redner und eines Zeitplans.
Indem Sie diese Informationen vorab mit den Teilnehmern teilen, geben Sie ihnen die Möglichkeit zur Vorbereitung und schaffen klare Erwartungen. Während des Meetings hilft die Agenda, den Fokus zu bewahren und das Meeting auf Kurs zu halten. Nach dem Meeting kann die Agenda verwendet werden, um das Meeting zusammenzufassen und als Vorlage für Ihre Protokolle zu dienen.
Wie schreibe ich eine Tagesordnung
1. Definieren Sie den Zweck der Besprechung
Beginnen Sie damit, den Zweck des Meetings klar zu definieren und festzulegen, was Sie am Ende der Sitzung erreichen möchten. Das könnte beispielsweise die Fertigstellung des Budgets für das nächste Quartal, das Brainstorming von Ideen für Ihre nächste Marketingkampagne oder die Festlegung des Ziels für den nächsten Firmenausflug sein.
Klare Ziele und Erwartungen zu setzen hilft, den Ton für eine strukturierte Diskussion und ein produktiveres Meeting zu setzen. Diese Erwartungen stellen auch sicher, dass die Teilnehmer mit relevanten Daten, Einblicken und Ideen gut vorbereitet sind.
2. Bitten Sie Teilnehmer um Input
Setzen Sie sich im Voraus mit den Teilnehmern in Verbindung und fragen Sie, ob sie Themen haben, die in die Tagesordnung aufgenommen werden sollen. Hierbei können Ideen und Probleme ans Licht kommen, die Sie möglicherweise noch nicht bedacht haben.
Es ist auch ein wichtiger Schritt für inklusive Meetings, da es allen das Gefühl gibt, wertgeschätzt zu werden und dass ihre Stimme gehört wird. Wenn die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, die Agenda mitzugestalten, sind sie auch eher bereit, aktiv an der Besprechung teilzunehmen, was zu effektiveren und ausgewogeneren Diskussionen führt.
3. Listen Sie jedes Thema auf
Sobald Sie eine vollständige Liste der zu besprechenden Themen haben, ordnen Sie diese sinnvoll und erstellen Sie eine Struktur für die Besprechung.
Schauen Sie sich jedes Thema an und definieren Sie den spezifischen Zweck. Der Zweck könnte darin bestehen, den Teilnehmern wichtige Informationen mitzuteilen, deren Meinungen einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen.
Die Klarheit über den Zweck jedes Punkts hilft dabei, die Diskussionen fokussiert zu halten und zu verhindern, dass die Besprechung vom Thema abweicht.
4. Legen Sie für jedes Thema einen Zeitrahmen fest
Um zu vermeiden, dass die Besprechung länger dauert als geplant oder wichtige Themen ausgelassen werden, weisen Sie jedem Punkt einen festen Zeitrahmen zu. So stellen Sie sicher, dass genug Zeit für alle wichtigen Punkte bleibt und die Besprechung zügig voranschreitet.
Seien Sie realistisch bei Ihren Zeitangaben und versuchen Sie nicht, zu viele Themen in eine Sitzung zu packen. Es wird nur stressig, wenn zu viel auf einmal besprochen werden soll.
Räumen Sie auch etwas Zeit für Fragen am Ende ein. So wissen die Teilnehmer, dass sie auch dann noch Zeit haben, Fragen zu stellen, wenn die festgelegte Diskussion für ein Thema bereits abgeschlossen ist.
5. Weisen Sie jedem Thema einen Diskussionsleiter zu
Für jeden Tagesordnungspunkt sollten Sie eine verantwortliche Person festlegen, die die Diskussion leitet oder das Thema präsentiert. Dadurch hat jeder Teil der Besprechung einen klaren Ansprechpartner, was den Ablauf der Sitzung erleichtert.
Der Diskussionsleiter sollte idealerweise die Person sein, die das meiste Wissen zu diesem Thema hat, damit die Diskussion möglichst informativ und produktiv wird.
Stellen Sie sicher, dass die verantwortliche Person im Voraus weiß, dass sie für das jeweilige Thema zuständig ist. So hat sie genug Zeit, relevante Daten, Dokumente oder Präsentationen vorzubereiten.
6. Geben Sie an, ob Sie im Anschluss ein Protokoll der Besprechung teilen werden
Klären Sie in der Tagesordnung, ob Sie die Besprechung aufzeichnen und ein Meeting-Transkript oder Protokoll zur späteren Bezugnahme an die Teilnehmer weitergeben werden. So wissen die Teilnehmer im Voraus, ob sie Notizen machen müssen oder sich voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren können, da sie nach dem Ende des Meetings detaillierte Notizen erhalten.
Indem Sie angeben, ob Sie ein Meeting-Protokoll teilen werden, helfen Sie auch Teilnehmern, die nicht sicher sind, ob sie kommen können oder sollen –sie haben die Gewissheit, dass sie später alles Wichtige nachholen können.
7. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus
Sobald Sie alle diese Elemente zusammengestellt und Ihre Tagesordnung klar und strukturiert geschrieben haben, ist es Zeit, sie mindestens 24 Stunden vor der Besprechung mit allen Teilnehmern zu teilen. So haben alle genug Zeit, sich vorzubereiten und können sich besser in die Besprechung einbringen.
Stellen Sie alle unterstützenden Dokumente zur Verfügung und weisen Sie darauf hin, ob sich die Teilnehmer konkret vorbereiten müssen.
Was soll in einer Tagesordnung enthalten sein?
Hier eine kurze Zusammenfassung dessen, was in der Tagesordnung Ihres Meetings enthalten sein sollte:
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Zweck des Meetings
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Liste der Themen
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Kurze Beschreibung des Themas
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Geschätzter Zeitaufwand für jedes Thema
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Diskussionsleiter für jedes Thema
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Relevante Dokumente
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Zeit für Fragen
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Letzter Überblick
Besprechungsagenda-Beispiel
Hier ist ein Beispiel für eine Tagesordnung. Sie können sie gerne kopieren und in ein Dokument einfügen, um sie als Vorlage für die Erstellung Ihrer eigenen Meeting-Agenda zu verwenden:
Meeting-Titel: Diskussion zum Projektstart
Datum:
Uhrzeit:
Ort:
Teilnehmer:
1. Eröffnung (5 Minuten)
Kurze Begrüßung und Vorstellung der Tagesordnung.
2. Überblick über den Projektstartplan (10 Minuten)
Präsentation des Zeitplans und der wichtigsten Meilensteine.
Präsentierender: [Name des Projektmanagers]
3. Marketing- und Promotionsstrategie (10 Minuten)
Diskussion über Marketingtaktiken und Werbemaßnahmen.
Leidende Person: [Name des Marketingverantwortlichen]
4. Budgetübersicht (10 Minuten)
Überblick über das Projektbudget und die Ressourcenverteilung.
Präsentierender: [Name des Finanzmanagers]
6. Q&A-Session (10 Minuten)
Offene Fragerunde für Klarstellungen und zusätzlichen Input.
7. Nächste Schritte und Aufgaben (5 Minuten)
Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen sowie Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
8. Schlusswort (5 Minuten)
Zusammenfassung des Meetings und abschließende Bemerkungen. Ein Transkript der Besprechung wird innerhalb von 48 Stunden per E-Mail zur Verfügung gestellt, damit Sie sich darauf beziehen und weitere Schritte unternehmen können.
Fazit
Ich hoffe, dass dieser Leitfaden die Bedeutung einer Tagesordnung verdeutlicht hat und Ihnen das Vertrauen gibt, Ihre eigene Tagesordnung zu erstellen und vor Ihren nächsten Meetings zu versenden.
Und denken Sie daran, dass Ihre Tagesordnung nach dem Meeting die Vorlage für Ihre Besprechungsprotokolle sein kann. Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden So erstellen Sie ein Besprechungsprotokoll und So transkribieren Sie ein Besprechungsprotokoll für nähere Informationen.